Automatisering
av dataflödet

HR världen går med hastiga steg mot att bli alltmer digitaliserat än vad vi sett tidigare. Det har i högre grad blivit nödvändigt att samla ihop och synkronisera arbetet mellan avdelningar som arbetar med t.ex.:

  • lön
  • It
  • ekonomi

De olika avdelningarna har oftast egna digitala lösningar, som antingen är helt avskilda från verksamhetens övriga systemstöd eller svåra att integrera med varandra eftersom det kräver mer avancerad teknisk kompetens. Som resultat av detta krävs det istället en hel del manuellt arbete, som kan medföra både fel och ineffektivitet. Avsaknaden av möjligheten till direkt integration mellan de olika lösningarna riskerar att viktiga data kan gå förlorade. Ett annat känt problem är att det kan vara svårt att administrera behörighetsnivåerna i de olika systemen, så som t.ex.:

  • lönesystem
  • rekryteringsverktyg
  • tidsrapportering
  • ERP-system m.m.

Flera gemensamma krav som omfattar hela företaget:

Som resultat av GDPR:s intåg sker det stora förändringar som ställer krav på digitalisering som i sin tur kräver att man skapar ett tryggt och säkert dataflöde. Det gör att det blir allt viktigare att de olika avdelningarna samarbetar för att hitta de bästa möjliga digitala lösningarna. När HR, Lön, IT och Ekonomi sitter i samma rum och ska kartlägga företagets behov så mynnar samtalen oftast ut i följande frågeställningar:

  • Vad händer när en ny medarbetare börjar?
  • Hur säkerställer vi att datan raderas när medarbetaren slutar?
  • Vem är involverad i processen?
  • Vilken system ska vara masterdata?
  • Vilka lösningar ska kunna ”prata med varandra” i form av integrationer?
  • Hur tilldelas användarrättigheter till medarbetarna?

Frågorna är kanske enkla att besvara men sett som en helhet blir de ett mycket viktigt ämne – en utmaning oavsett vilken avdelning man frågar eftersom det i slutändan mynnar ut i att det är en stor mängd data som skall passera i ett nätverk. I grunden handlar det om att personuppgifter, bilagor, dokument och annan verksamhetsviktig information skall hållas trygga och säkra igenom hela processen.

 


 

”När vi besöker våra kunder under uppstartsfasen upplever vi, som aldrig förr, ett önskemål om att involvera flera parter. Därför pratar vi ofta med både HR, IT och t.ex. löneavdelningen. För oss handlar det om ett engagemang och samtidigt förankring inom flera delar av företaget och inte bara från HR’s sida.

Julie Maja Nielsen, Chief Commercial Officer hos HR Manager Talent Solutions

 


En noggrann urvalsprocess och en bra förankring vid inköp av ett rekryteringsverktyg, eller en HR-plattform, ökar möjligheterna för en framgångsrik implementering som därmed underlättar mottagandet i organisationen.

Automatisering bidrar till intern effektivitet:

En av de hetaste frågorna just nu är; ”Hur säkerställer vi att vårt dataflöde blir automatiserat?”

Även om det är en möjlighet utnyttjas inte automatiseringens fulla potential.

Automatisering bidrar bl.a. till:

  • Försäkran om att regler och lagar följs (GDPR)
  • Att man tillmötesgår kravet på större transparens
  • ”Storstädning” bland de många interna systemen & licenskostnader
  • Spara tid och slipp manuell handpåläggning
  • Att samla mer data i en integrerad och effektiv lösning

Under vår implementeringsprocess för vi dialog med alla våra kunder omkring hur deras dataflöde kan optimeras. Allt från en chefs urvalsprocess vid en anställning fram till att en medarbetare uppdaterar sina personuppgifter.

Best of breed lösningar:

Större företag har under många år efterfrågat en full-suite lösning men oftast blir detta otroligt komplext och för avancerat för t.ex. mellanchefer och medarbetare att hantera, eftersom de oftast är svåra att ta till sig. System som är skräddarsydda för en viss specifik del av företaget tillmötesgår sällan behov som finns i andra delar av företaget, t.ex. är sällan ett ERP- eller lönesystem optimalt för HR-avdelningen. Därför upplever vi på HR Manager nu en ökad efterfrågan på ”best of breed” lösningar, som betyder att någon gör ett urval av de bästa komponenterna och integrerar dessa så att de tillsammans uppnår bästa möjliga dataflöde. Förenklat handlar det om att hitta den bästa lösningen som täcker behovet inom varje enskilt affärsområde och därtill automatiserar dataflödet mellan lösningarna.

Som leverantör av HR- och rekryteringsverktyg är det viktigt för oss att ha en hög IT-kompetens och en djup förståelse för HR-processer och erbjuda en ”best of breed” lösning till alla våra kunder.

Här nedan kan du bl.a. se hur vi etablerat ett automatiserat dataflöde från vårt rekryteringsverktyg; ”Talent Recruiter” via onboardingprocessen med; ”Talent Onboarding” till den vardagliga HR-administrationen och medarbetarutvecklingen i vårt HR-system; ”Talent Manager”. De tre olika verktygen är fullständigt integrerade med varandra som en samlad HR-plattform och det finns möjlighet att integrera de med exempelvis lönesystem, tidsregistreringssystem, single sign on, Active directory m.m.:

Nära samarbetsspartners:

Vi har många samarbetspartners som vi redan arbetar tätt ihop med och det är viktigt för oss att säkerställa ett välfungerande automatiserat dataflöde för kunderna. Detta betyder att det är av yttersta vikt att, liksom HR Manager, också våra samarbetspartners visar stort engagemang för att hitta den rätta lösningen för våra gemensamma kunder.

En automatisering av dataflödet kan också kräva integrationer, vilket kan vara svårt att förhålla sig till – särskilt när det är första gången. Det är något som kan associeras med en dyr och besvärlig upplevelse med stor risk för fel. Som tur är så är det i dag lättare än någonsin att utveckla integrationer med tanke på att tekniken ständigt förbättras samt att fler börjar outsourca arbetet med integrationer och driften av dessa. Våra öppna API’er används i dag av flera av våra kunder och samarbetspartners som t.ex.:

  • testleverantörer
  • lönesystem
  • workforce management
  • time management
  • Bakgrundskontroller
  • Kompensation & förmåner
  • digital signatur m.fl.

Integrationer system emellan kan innebära många saker och det är därför vi noga kartlägger våra kunders konkreta behov så att vi kan dela med oss rätt kunskap för att uppnå bästa möjliga dataflöde.

 


 

När en kandidat söker en tjänst anger de på egen hand sin information och ger i samband med detta samtycke till att denna information får sparas. Data kan återanvändas igenom hela processen från första intervjun till uppsägning. Här kan ni se ett exempel på en automatiserad process:”

Julie Maja Nielsen, Chief Commercial Officer hos HR Manager Talent Solutions

 


 

Med erfarenhet från över 900 implementationsprojekt i ryggen vill vi gärna dela med oss av våra erfarenheter till er och samtidigt bidra till er digitaliseringsprocess. Ni har möjlighet att boka ett förutsättningslöst möte med oss på telefon: +46 (0)8-400 200 08 eller genom att klicka här: