Implementering av e-rekryteringsverktyg

– helt utan problemer

29 mars 2016

Vi vet alla hur det känns – oron när det befintliga IT-systemet ska bytas ut mot ett annat. Det är något som kan få ordet ”brukar” att sprida sig runt om i organisationen. Men inte hos Nordic Sugar, och definitivt inte när det nya systemet heter Talent Recruiter.

”Vi hade använt ett e-rekryteringssystem under många år som faktiskt fungerade oklanderligt, men då leverantören valde att sluta utveckla systemet fick det oss att se oss om efter ett nytt och modernt system som även var framtidssäkrat. Efter att ha haft en dialog med flera leverantörer föll valet på HR Manager – här kände vi oss trygga på en gång – inte minst i samband med övergången från det gamla systemet till det nya. Och vi har inte blivit besvikna under någon del av processen. Vi har hela vägen fått utmärkt vägledning, bland annat av en ytterst kompetent implementeringskonsult som var hundraprocentigt engagerad i uppgiften. Dessutom har Talent Recruiter en livechattfunktion som gör att man kan få svar på sina frågor omgående, något som gav extra trygghet speciellt under uppstartsfasen då systemet var nytt”, berättar HR business partner Anja Berlin, som har ansvarat för implementeringen av det nya e-rekryteringsverktyget.

Nordic Sugar är i dag en del av den tyska Nordzucker-koncernen. E-rekryteringsverktyget har i en första omgång rullats ut i de länder som går under Nordic Sugar, vilket omfattar cirka 1 200 medarbetare i Danmark, Sverige och Finland – inklusive cirka 175 möjliga användare.

”Det tog oss exakt två månader från det att vi valde HR Manager, till dess att vi hade implementerat e-rekryteringsverktyget. Och även om det är en löpande process, och alla 175 chefer inte har använt sig av det ännu, så tyder alla indikationer på att systemet är helt rätt för oss. Många av de som har använt Talent Recruiter så här långt har återkopplat till oss och sagt att systemet är modernt och mycket användarvänligt. Talent Recruiter ger oss en rad nya möjligheter jämfört med vårt gamla system – som en app som gör att vi kan kontrollera inkomna ansökningar på smartphones. Det gör att vi slipper plocka fram datorn. Och så har det sett ut genom hela processen, vilket är något som cheferna värdesätter mycket i en hektisk vardag.

Teamet bakom HR Manager har varit riktigt bra på att sätta sig in i vår situation och lyssna på vad vi behöver – för att därefter ta fram bästa tänkbara lösning för oss. Det tror jag har varit en av orsakerna till att hela implementeringsprocessen har löpt på utan problem.

Anja Berlin ger följande råd om du står inför att byta
ut ditt nuvarande rekryteringsverktyg mot ett nytt:
  • Välj en leverantör som du känner dig trygg med och som matchar era behov
  • Se till att systemet är framtidssäkrat
  • Ta fram en tydlig kravspecifikation tillsammans med din leverantör
  • Se till att avsätta den tid som krävs och var realistisk
  • Prioritera att användarna får den utbildning de behöver på systemet så att det används optimalt