En besparelse på 10 arbejdstimer

per stillingsopslag

8. maj, 2015

Roskile Kommune besluttede i 2012 at implementere et e-værktøj, der skulle effektivisere rekrutteringsprocesserne og strømline de cirka 750 stillingsopslag og 33.000 ansøgninger, der årligt enten opslås eller modtages i kommunen.
Forud for beslutningen om at implementere et e-værktøj gennemførte Roskilde Kommune en businesscase, der skulle klarlægge, hvor meget tid kommunen egentlig kunne spare ved at implementere et HR-system, og resultatet var overvældende

”Som kommune har vi naturligvis et ansvar over for borgerne om, at vi skal have de mest effektive processer, og det gælder også inden for rekruttering. Vi er i Roskilde Kommune cirka 7500 medarbejdere, og vi slår cirka 750 job op årligt. Og netop de tal indikerede, at vi havde et behov for at se, om vi kunne effektivisere processen yderligere. Vi vidste godt, at der var noget at hente, men blev faktisk overrasket over, at det var så meget. Resultatet af vores businesscase var, at vi kunne spare 10 timer per stillingsopslag svarende til fire fuldtidsstillinger per år,” siger Klaus Højen, der er rekrutteringskonsulent i Roskilde Kommune, og som har været med fra starten af, da der skulle vælges rekrutteringssystem. Og han tilføjer:

”Hvis man betragter det overordnet, kan man sige, at der blandt de administrative funktioner har fundet en besparelse på fire medarbejdere per år. Besparelsen har betydet, at vi i Roskilde kommune i dag har mulighed for at løse mange af de opgaver, som ellers blev skubbet lidt ud i fremtiden.”

Valget faldt på HR Manager
Efter at have gennemført businesscasen, skulle der vælges en udbyder, og her var der heller ikke tvivl om udfaldet.
”Vi inviterede tre udbydere ind til en præsentation. Og her var der ikke tvivl om udfaldet: HR Manager var helt klart bedst i stand til at illustrere, hvad vi kunne forvente af et sådan system,” siger Klaus Højen, der da også tog en reference fra en tidligere arbejdsplads.
”Jeg har tidligere været beskæftiget i Moderniseringsstyrelsen, der netop havde implementeret HR Manager, og processen havde ifølge mine tidligere kollegaer gået forholdsvis smertefrit – og det er jo en god anbefaling,” siger han.

Ros fra medarbejderne
Når man implementerer noget nyt, kan man altid tage udgangspunkt i ordsproget ’intet nyt er godt nyt’. Den holdt bare ikke helt i Roskilde Kommune, for her var medarbejderne ikke tilbageholdne med at udvise begejstring for produktet.
”Når man starter noget nyt op og ikke hører noget, så er det ofte, fordi medarbejderne har taget det til sig. Men her får vi faktisk også ros med på vejen for vores valg. Jeg bliver af og til ringet op af kollegaer, der fortæller, at de er rigtig glade for det rekrutteringsværktøj, som vi i dag kan gøre brug af i Roskilde Kommune,” siger Klaus Højen

Fakta om Alm. Brand
  • 1800 medarbejdere fordelt på forretningsområderne forsikring, bank og pension
  • Gennemfører 250 – 300 rekrutteringer årligt
    90 procent af rekrutteringsopgaven frem til test af kandidaterne foregår decentralt
  • Tre personer i HR supporterer blandt andet afdelingerne i brugen af Talent Recruiter