Databehandlaravtal

HR Manager erbjuder databehandlaravtal till alla, våra fler än 900, kunder. Därmed kan du känna dig trygg med att vi som leverantör lever upp till GDPR och tar tillvara på din säkerhet och er data.

Databehandlaravtalet innehåller bla. Utelämning och borttagning av den dataansvariges data, lagring m.m. hos tredjepart,  Databrott på persondata – rapporteringsplikt samt mycket mer. Vårt avtal är utarbetat av jurister och godkänt av datainspektionen.

IT och säkerhet

Vårt hostingcenter är ISO certifierat 27001, 14001 och 9001 och uppfyller kraven på säkerhetsordningen kapitel 2. HR Manager följer välbeprövade branschstandarder inom detta område.

Både Talent Recruiter, Talent Onboarding och Talent Manager är designat till att stödja både autentisering genom inloggning och autentisering genom tillgång till data och funktioner. Vi erbjuder också SSO (Single Sign On).

All tillgång till HR-plattformen loggas och vidare får administratören/administratörerna en detaljerad aktivitetslog som innehåller information om olika typer av handlingar och aviseringar.

Medarbetarens digitala mapp

Med vårt HR-system säkerställer du att relevanta data och dokument om den enskilde medarbetaren förvaras på ett säkert sätt. Alla medarbetare kan få tillgång till deras egna digitala mapp, om ni som företag önskar det. Det är därför möjligt för både HR, chefer och medarbetare att underhålla deras data digitalt.

Om medarbetaren önskar ytterligare insikt kan du genom ett klick skicka samtlig data till medarbetaren. Genom att samla all data på dina medarbetare får du både en smart överblick över dina data och säkerställer samtidigt compliance för data för både HR, chefer och medarbetare.

Enbart uppbevaring inom EU/EES

Som kunde kan du vara säker på att vi inte skickar dina data ut ur EU. Dessutom erbjuder vi dig möjligheten att sätta begränsningar utanför EU/EES om chefer eller medarbetare skulle försöka logga in i systemet.

Vi är ett norskt och cloud-baserat företag vilket betyder att våra servrar är placerade inom EU/EES med massor av tillhörande säkerhetsrutiner. Vi erbjuder därför en samlad HR-plattform som stödjer kraven omkring GDPR och uppbevaring av servrarna.

Kandidatens samtycke och insikt

Med rekryteringssystemet är du säker på att kandidaten ger sitt samtycke till att ni förvarar deras data under en given period. Det är också möjligt att välja hur länge ni önskar förvara kandidatens data. Rekryteringssystemet raderar automatiskt kandidaten efter denna period.

När kandidaten söker en tjänst får de automatiskt en e-post med ”Tack för din ansökan” samt inloggningsuppgifter som bla. kan användas om kandidaten önskar att se den data som hen har ansökt med. Via kandidatens ”Data takeout-portal” är det möjligt för kandidaten att både se tjänster som hen har sökt samt begära radering av data.

Digital signatur

Med den samlade HR-plattformen ger vi dig möjlighet att skicka anställningsavtal, samtycken och andra dokument till digital underskrift. Därför kan du nu undgå att skicka dokument via e-post. Du kan också lägga till flera signaturer på ett dokument om t.ex. en avdelningschef eller verkställande direktör också ska skriva under.

Du kan också skapa och använda egna mallar med kopplingsfält i systemet. Skicka dokumentet med Svensk eller Norsk BankID, Dansk NemID eller GlobalTouch – och få det underskrivna dokumentet i retur direkt i Talent Recruiter på den enskilde kandidaten/medarbetaren. På så sätt har du alltid en överblick över alla viktiga dokument.

Automatisering av dataflödet

Behovet av ”automatisering av dataflödet” har blivit viktigare än någonsin tidigare i samband med GDPR’s ankomst.

Om du använder både Talent Recruiter, Talent Onboarding och Talent Manager säkerställer du att data blir återanvändbar digitalt – och du undgår dubbelinmatningar och manuellt arbete.. Kandidatens data återanvänds därför i onboardingprocessen och hela vägen i mål tills det att kandidaten blivit hälsad välkommen som ny medarbetare. I denna anställningsprocess kan många parter vara involverade och detta kan också ske digitalt.

Under vår implementeringsprocess för vi i dialog med alla våra kunder omkring hur dataflödet kan optimeras hos dem. Allt från en chefs rekvisitionsprocess vid en rekrytering tills det at en medarbetare ändrar stamdata. Detta sparar både tid och skapar affärsmässigt värde.

Vi erbjuder dig rekrytering, onboarding och HR-management i en samlad lösning – enkelt och användarvänligt.

Läs mer här

Vi erbjuder dig rekrytering, onboarding och HR-management i en samlad lösning – enkelt och användarvänligt

Se lösningar

Boka ett förbehållslöst möte och hör hur vi kan hjälpa dig – vi kommer gärna förbi dig eller bjuder på en kopp kaffe hos oss 🙂

Läs vår broschyr och få en samlad överblick över hur vi kan hjälpa dig med att optimera ditt dataflöde

Hämta broschyr